Na een periode van drie jaar vol intensieve inspanningen en strategische planning, heeft Denys met succes een nieuw ERP-pakket geïmplementeerd. We spraken met Filip De Mulder, Digital Transformation Manager bij Denys, om inzicht te krijgen in dit uitdagende traject en de rol van ideeds daarin.
Waarom een nieuw ERP-pakket?
“Er waren verschillende redenen voor onze overstap,” begint Filip. “Onze vorige ERP was verouderd en werd niet meer ondersteund door de leverancier. Daarnaast werd het vorige ERP-pakket nooit volledig geïntegreerd uitgerold en was het eerder beperkt tot de ondersteunende processen. We hadden ook harmonisatie als doelstelling: standaardiseren binnen één ERP-oplossing.”
Een ander belangrijk doel was het verbeteren van de informatie-uitwisseling. “Onze data zat verspreid over talloze Excellijsten , wat het delen van informatie bemoeilijkte,” legt Filip uit. “En ten slotte wilden we ons voorbereiden op de expansie die Denys momenteel doormaakt.”
Brede implementatiescope
Het nieuwe ERP-systeem werd uitgerold over een brede scope binnen Denys. Filip licht toe: “We begonnen met tendering, salesprocessen, contractmanagement, projectopvolging, materiaalbeheer, verhuur van materiaal, en procurement. In fase 2 wilden we dit uitbreiden naar human capital management, zoals onboarding en exitmanagement, training en competence management. Dit alles terwijl we rekening moesten houden met de vele juridische entiteiten en wetgevingen in de verschillende landen waar we actief zijn.”
Intensieve voorbereiding en analyse
“Het selectietraject was verdeeld in drie fases, waarin ideeds vanaf het begin een cruciale rol speelde,” vertelt Filip. “Het eerste jaar focusten we op strategie. We voerden een strategische SWOT-analyse uit en brachten onze businessprocessen in kaart. Dit resulteerde in een langetermijn actieplan en kostenraming en het commitment binnen Denys voor deze digitale transformatie.”
Het tweede jaar draaide om procesanalyse en documentatie. “Via interne werkgroepen beschreven we al onze end-to-end processen , de tekortkomingen en verbeteringsvoorstellen en bepaalden de must-haves en nice-to-haves. Dit werd door ideeds vertaald in een lastenboek dat we bij twintig potentiële vendors indienden.”
De derde fase was het selectieproces zelf. “We schaalden af naar vijf partijen die een volledige oplossing konden bieden en deden casedemo’s met hen. Uiteindelijk kozen we de partner die het beste bij onze behoeften paste. Ook hier had ideeds een inbreng, met hun expertise in uitwerken van user cases en hun beoordelingsmethodiek voor het evalueren van de verschillende oplossingen.”
Een maatoplossing voor Denys
Geen enkele vendor kon een volledige oplossing bieden voor de gehele scope van Denys, maar dankzij de grondige voorbereiding kon er een maatwerkpakket worden samengesteld. “Het was cruciaal dat we een goed totaalbeeld van ons toekomstig applicatielandschap hadden,” aldus Filip. “Dit stelde ons in staat om een ERP-pakket en bijhorende applicaties te kiezen die ook goed integreerde met onze bestaande applicaties.” Uiteindelijk kwam Arcwide mee aan boord als implementator.
Uitdagingen en succesvolle implementatie
De implementatie begon in augustus 2022, met als doel een go-live in januari 2024. Na de designfase volgde een testfase. In januari gingen onderdelen zoals tender, project management en procurement live, en in april volgden de overige processen. Inmiddels werken ongeveer 770 gebruikers succesvol met het nieuwe ERP-systeem.
Gedurende de implementatie bleef ideeds betrokken. “Ze coördineerden tussen de Denys Proces Experts en de functionele consultants van de ERP-implementator en bewaakten de efficiëntie van de end-to-endprocessen. Ze zorgden we er ook voor dat we onze cross-functionele doelen niet uit het oog verloren,” benadrukt Filip.
Changemanagement als grote uitdaging
Een van de grootste uitdagingen was changemanagement. “We waren 15 jaar gewend om op een bepaalde manier te werken, met een combinatie van ERP en veel Excel. De overgang naar een nieuw systeem vroeg veel van onze organisatie. Daarnaast was de workload enorm, met honderd interne medewerkers die als key user fungeerden naast hun dagelijkse werkzaamheden.”
Ook hier speelde ideeds een belangrijke rol. “Ze ondersteunden ons bij het managen van deze verandering, door training en begeleiding te bieden aan onze medewerkers. Hun ervaring met changemanagement was zeer nuttig.”
Digitale toekomst
“We zitten nog midden in het ‘change’ proces, maar alle Denys Proces Experts zijn gedreven en positief ingesteld,” merkt Filip op. “Binnen een paar maanden willen we een interne tevredenheidsenquête houden om de objectieve tevredenheid onder de gebruikers te meten. De eerste indicatoren zijn wel gunstig.”
Wat betreft verdere digitalisering ziet Filip veel potentieel: “Met heel wat data nu in één omgeving kunnen we beter standaard rapporteringen ontwikkelen en nieuwe toepassingen bouwen. Dit opent tal van nieuwe mogelijkheden voor automatisering op onze bouwplaatsen en ondersteunende diensten. Kortom, veel mogelijkheden na deze geslaagde samenwerking tussen Denys, ideeds en Arcwide!”
Zoek je ondersteuning bij de selectie van een nieuw ERP-pakket?
