De CIO van morgen blinkt op elk vlak uit in communicatie. Soepel kunnen bewegen en communiceren tussen de business en technologie is namelijk key binnen vooruitstrevende organisaties. Dat bevestigt ook Steve Decroubele, CIO bij het West-Vlaamse Galloo, een van de belangrijkste recyclagebedrijven van ferro - en non-ferrometalen in West-Europa. Hij vertelt waarom een goed communicatieplan voor CIO’s van essentieel belang is.
Het is geen geheim dat IT binnen vooruitstrevende bedrijven als Galloo een steeds prominentere rol speelt. CIO Steve Decroubele werkt sinds 2018 bij Galloo, en zag de IT-afdeling daar gaandeweg van de back office naar de front office verhuizen. Die migratie kwam niet zomaar tot stand en vergt vandaag nog steeds inspanning, ook op vlak van communicatie. “Binnen IT liggen immens veel synergiën. Om dat tot stand te kunnen brengen, is enorm veel overleg nodig. Zo moet de volledige organisatie op de hoogte zijn én blijven zodat er een positieve vibe heerst”, steekt hij van wal.
Communiceren moet je leren. Hoe ging jij als CIO op zoek naar een communicatieaanpak?
“Met vallen en opstaan (lacht). Een goede manier van communiceren vraagt om een persoonlijke aanpak, dus ik ging daar voornamelijk zelfstandig naar op zoek. Vooral als je met je team moet communiceren, wil je dat je daar je eigen draai aan kan geven én dat wat je vertelt voor iedereen duidelijk is. Dat is aanvankelijk een kwestie van trial and error, maar zo leerde ik gaandeweg wel hoe ik wat ik vertel perfect op mijn team kan afstemmen. Daarnaast heb ik een aantal lessen bij een stemcoach gevolgd, zodat ik leerde om voor een grote groep te spreken. Ik sloot me ook bij verschillende netwerken aan waar er rond de tafel een bepaald topic aangekaart wordt. Zo bouw je kennis op over de rol van IT binnen een organisatie én steek je ook van anderen op hoe zij omgaan met communicatie.”
Wat is het belang van die goede communicatie?
“IT is binnen een organisatie hard verweven in élk departement. Zonder IT zouden bepaalde zaken uitvallen, maar dat wordt weleens vergeten. Daarom is het belangrijk om elke bedrijfstak op de hoogte te houden van de lopende projecten. Door die effort te doen, stoot je bij de uitrol van het project op minder vragen of weerstand. Breed communiceren lijkt op het moment zelf heel tijdrovend te zijn, maar anderzijds bespaar je er achteraf enorm veel tijd mee. Als die communicatie zou wegvallen, is dat bovendien nefast voor de goede werking binnen de organisatie én voor de teamsfeer, want dan gaat ook de erkenning van het werk van het IT-team verloren.”
"Als de communicatie zou wegvallen, is dat nefast voor de goede werking binnen de organisatie én voor de teamsfeer, want dan gaat ook de erkenning van het werk van het IT-team verloren."
Steve Decroubele
CIO, Galloo Recyling
Je komt met verschillende profielen (IT’ers, klanten, partners,…) in contact. Is jouw tone of voice voor elk van hen uniek?
“Uniek zou ik niet zeggen, eerder verschillend. Dat is in feite ook logisch: wanneer je in overleg gaat met een klant, zit je in een volledig andere setting dan wanneer je communiceert met je team, dus dan pas je je manier van communiceren logischerwijs ook aan. In het eerste geval moet je in overleg kunnen treden, terwijl het binnen de organisatie zelf vooral belangrijk is om goed te kunnen informeren.”
Hoe ziet jouw tone of voice binnen de organisatie er dan uit?
“Ik probeer zo toegankelijk mogelijk te communiceren. Zo plan ik elke maand een meeting met de volledige organisatie in waarin het IT-team de voorruitgang, positieve en negatieve punten, en conclusies toelicht. Toegegeven, het is niet evident om die technisch beladen informatie te vertalen naar een universele taal die iedereen begrijpt, en daarom kan je als CIO het best zo visueel mogelijk te werk gaan. De ervaring leert dat prentjes en kleuren veel langer blijven hangen dan een zware uitleg.”
Wat doe je in het geval van miscommunicatie?
“Communiceren is niet alleen vertellen, maar ook luisteren. Door aandachtig naar vragen te luisteren, vermijd je miscommunicatie én hanteer je een persoonlijke aanpak. Dat wordt geapprecieerd. Daarnaast is miscommunicatie vaak een paniekreactie. Wanneer je team of de organisatie overladen wordt door veel en/of moeilijke informatie, loop je de kans dat ze in paniek slaan. Dat probeer ik te vermijden door in verschillende fases te communiceren, die deel uitmaken van het communicatieplan rond een bepaald project.”
Hamer je binnen jouw team ook op een goede communicatie?
“Absoluut. Het is zowel de formele als informele communicatie binnen een team die de efficiëntie kan verhogen. Anderen op de hoogte houden, snel zaken doorgeven, elkaar informeren, vragen stellen,… Dat is pure winst die je kan maken binnen het team. Zeker in het huidige landschap waarin je je team niet zo snel kan uitbreiden als je zelf zou willen, is dat een grote meerwaarde.”
"Het is zowel de formele als informele communicatie binnen een team die de efficiëntie kan verhogen."
Steve Decroubele
CIO, Galloo Recycling
Het IT-woordenboek blijft elke dag aandikken. Hoe probeer je zelf met alles mee te blijven?
“Dat is voor een CIO geen kwestie van proberen, maar van moeten. Je hoeft natuurlijk niet alles tot in het detail te kennen, maar ik vind het toch belangrijk om op z’n minst mee te zijn met de grote tendensen. Ik doe dat door evenementen en rondetafelgesprekken bij te wonen, er in overleg te gaan en te luisteren naar waar andere organisaties mee bezig zijn. Ook dat is dus een belangrijk onderdeel van het communicatieaspect.”
Ervaar je anno 2023 als CIO op vlak van communicatie valkuilen?
“Ikzelf vind het niet altijd even evident om prioriteit te geven aan communicatie. Omdat je als CIO veel verschillende taken en prioriteiten hebt, is die communicatie soms iets dat op de achtergrond verdwijnt. Het is van essentieel belang om als CIO op je hoede te zijn voor die valkuil, en communicatie op de agenda te zetten. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat je het, zonder dat zelf te beseffen, verwaarloost.”
En als je naar de toekomst kijkt, heb je dan tips voor de CIO van morgen?
“Veel luisteren, zeker als je nieuw bent in een organisatie. Je stapt zelf met een zekere bagage, kennis en blik in het bedrijf, maar dat wil niet zeggen dat je niet moet luisteren naar wat er in de organisatie leeft, waar de prioriteiten liggen, waar de werknemers mee worstelen en welke richting het bedrijf uit wil gaan. Als CIO is het vervolgens je taak om op basis van die antwoorden de juiste projecten uit te rollen, en ervoor te zorgen dat wat het IT-team doet effectief een meerwaarde kan bieden. Dat vind ik persoonlijk ook een van de leukste aspecten van de job: je kan een wisselwerking creëren die technologie overstijgt.”
Heeft jouw onderneming ook nood aan ondersteuning in jullie digitalisatieverhaal? We gaan graag met jou in gesprek!
