Voor een productiebedrijf maken zelfs kleine aanpassingen in de logistieke flow een wereld van verschil. Laat staan wat een volledig nieuwe software kan betekenen. Tenminste: als die goed wordt uitgekozen, geconfigureerd en op de werkvloer geïntroduceerd. Een verhaal van expertise, samenwerking en volhardendheid.
Met Steven Vander Gheynst, consultant bedrijfsapplicaties bij ideeds, haalde Isomo een daadkrachtige projectleider aan boord van hun interne projectteam. “Voor mij was dat belangrijk. Een ervaren en onafhankelijke expert kan die rol perfect uitvoeren en telkens de nodige mensen op hun verantwoordelijkheden wijzen. Steven bewaarde het overzicht en hield iedereen alert op hun taken en deadlines”, zegt Isomo-owner Thierry Vereecke.
Duurzame visie, op elk vlak
Isomo is een toonaangevende Belgische fabrikant van geëxpandeerd polystyreen (EPS), in de volksmond bekend als piepschuim. De algemeen aanvaarde benaming Isomo voor de productgroep toont het belang van het productiebedrijf. Ze produceren hoogwaardige isolatiematerialen voor daken, muren en vloeren. Daarnaast levert het bedrijf op maat gemaakte EPS-verpakkingen en technische toepassingen, met een focus op energiezuinig bouwen en duurzaamheid. Een krachtig ERP-systeem draagt bij aan een wendbare productieomgeving, met makkelijkere wijzigingen in de opstelling en met een duidelijk zicht op de planning.
“Onze ERP had een beperkt ruimtelijk inzicht. Gevolg: geen optimale snijpatronen en te veel materiaalverlies."
-Thierry Vereecke, CEO isomo
Isomo gaat ook op digitaal vlak voluit voor een duurzame aanpak, onder meer met de change in hun software. Het voormalige ERP-systeem had tekortkomingen, zoals een beperkt ruimtelijk inzicht. Daardoor kon het geen optimale snijpatronen samenstellen en was er te veel materiaalverlies. Een van de Isomo-medewerkers tekende een transformatieplan uit. “Hij verliet de firma voor we de finale knoop doorhakten en overgingen tot implementatie van Business Central. Gelukkig sprong ideeds snel in de bres”, blikt Thierry terug.
Neutrale expert aan het stuur
Als onafhankelijke projectleider sloot Steven Vander Gheynst aan bij het Isomo-team. Zo moest Isomo geen gespecialiseerd profiel op de payroll nemen. Meestal stapt ideeds al in tijdens de selectieprocedure van het ERP, wat hier al achter de rug was. Als projectleider hield Steven zowel de mensen van Isomo als de integrator scherp. Tijdens wekelijkse opvolgmeetings, met duidelijke planningen en op formelere momenten.
“Minstens even belangrijk als de implementatie waren de evaluatie en de testing”, benadrukt Steven. “Elk geïmplementeerd stukje werd geëvalueerd door een key user. Pas daarna rolden we het uit naar de collega’s op de werkvloer. De medewerkers zijn nog in training. Sommigen werkten vele jaren volgens de oude manier. Hen meekrijgen in een nieuw verhaal vraagt de nodige inspanningen en geduld, maar dat komt zeker in orde.”
Van papieren bonnen naar krachtig WMS
Een van de grootste veranderingen in de productieomgeving is het warehousemanagementsysteem (WMS) van de nieuwe ERP. Waar tot voor kort papieren bonnen, manuele stocktellingen en de zoektocht naar de locatie van de juiste grondstoffen courant waren, verloopt alles nu met scanners en via barcodes.
“Hierbij startten we echt van nul”, weet Celine Bossuyt, productieplanner. “De locaties binnen productie hadden zelfs geen namen of codes. Het begon dus met deze opdelen, benoemen en voorzien van aanduidingen. We hingen borden op met de nummering en de barcode, die medewerkers vandaag scannen om de productiestappen te doorlopen. Tegenover de papieren bonnen van vroeger heeft dat veel voordelen, vooral wat transparantie, efficiëntie en overzicht betreft. Zo verloopt alles nu digitaal, van bestelbon tot facturatie.”
De impact is duidelijk. Vroeger moesten medewerkers minimum 6 maanden meelopen om alles te vinden en om een vrachtwagen alleen te kunnen laden, vandaag doen ze dat met de scanner al na 2 uur. Bovendien is het meermaals invoeren van dezelfde data in verschillende systemen verleden tijd. Alles communiceert met elkaar, met een kleine foutenmarge en meer efficiëntie als gevolg.
Vroeger kostte het 6 maanden opleiding om een vrachtwagen alleen te kunnen laden, vandaag kunnen medewerkers dat al na 2 uur, met de scanner.
Celine Bossuyt
Productieplanner
Changemanagement en rapportering
Bij Isomo hebben veel medewerkers al een lange loopbaan. Ze bezitten veel kennis en zijn erg vertrouwd met de methodieken en processen in de productieomgeving. “Dat is een troef en tegelijk een valkuil”, weet Steven Vander Gheynst. “Menselijk kapitaal verdwijnt als medewerkers het bedrijf verlaten. Een van de doelen was hun kennis te borgen in het digitale ecosysteem. De tweede opgave: iedereen meekrijgen in het nieuwe verhaal. Die verandering in mindset stimuleren en mensen challengen om op een betere manier te werken, geeft ons bij ideeds energie.”
Het changemanagement nam ideeds dan ook stevig mee in handen, van de key user tot alle mensen op de vloer. Inclusief training, testing en rapportering. “Elke change heeft een dal”, kadert Charlotte Favril, general manager bij ideeds, de huidige uitdaging. “Dat punt is Isomo intussen voorbij. Nu plukken we de vruchten in de praktijk. Dankzij onze combinatie van expertise, betrokkenheid en pragmatische aanpak werd ideeds voor Isomo een betrouwbare sparringpartner, zowel tijdens de implementatie als in de verdere optimalisatie van hun digitale ecosystem. Die rol blijven we met plezier verder opnemen. Niet meer in de vorm van een vaste aanwezigheid op het bedrijf, wel als klankbord en hulplijn.”
Het nieuwe WMS is het meest zichtbare en tastbare resultaat, maar niet het enige. De implementatie is een work in progress. Het grondige voorbereidende werk legt heel wat mogelijkheden op tafel. Zo is de rapportering nu in volle uitrol en staat alles klaar voor onder meer een kostprijs- en nacalculatie op basis van datacaptatie in de workflow.
Meer grip op je ERP-traject?
Van selectie tot implementatie en optimalisatie: we denken mee, dagen uit en zorgen dat verandering ook écht landt.
