De implementatie van een nieuw ERP-pakket is complex. Bovendien komt het vaak met een lange doorlooptijd en hoge kosten. Nog vaker loopt een implementatie uit op vertragingen, budgetoverschrijdingen of andere problemen die de beloofde voordelen in de weg staan. Maar waarom gebeurt dit zo vaak en wat kan je doen om dit te voorkomen? We lijsten 10 vragen op die je je moet stellen voordat je aan een implementatie begint!
Waarom willen we een nieuw ERP-systeem?
De motivatie voor een selectie bepaalt in grote mate de verwachtingen van het systeem en de cruciale succesfactoren voor het slagen van het project. Het is heel belangrijk om goed in kaart te brengen op welke beperkingen je nu botst. Het gevolg hiervan is dat je ook een duidelijker beeld hebt van wat je nodig zal hebben. Preparation is key!
Staan mijn bedrijfsprocessen op punt?
Als je bedrijfsprocessen niet optimaal zijn, kan je ze maar beter niet in een ERP-pakket gieten. Aangezien de belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samenkomen in zo’n pakket, zal het niet-optimale alleen maar meer doorwegen. Door vooraf alle processen te stroomlijnen via business intelligence, kan je van start gaan.
Aan welke requirements moet het ERP-pakket voldoen?
Weten wat je uit het ERP-pakket wilt halen, doet al veel. Het pakket moet namelijk de juiste functionele fit hebben. Door op te lijsten wat je absoluut nodig hebt, en wat de requirements zijn, kan je vaak al heel wat pakketten links laten liggen.
Staan mijn mensen achter deze keuze om voor een ERP-pakket te gaan?
Je mensen zullen de impact van een ERP-pakket voelen én beïnvloeden. Als zij niet achter je keuze staan, zal het ERP-pakket geen succes zijn. Daarom is het cruciaal om hen snel te betrekken en naar hun mening te vragen. Zij zijn het tenslotte die ermee zullen werken.
Kan ik genoeg tijd vrijmaken bij de key-users om aan de implementatie te werken?
Een implementatie kost tijd, daar kan je niet aan onderuit. De mensen die verantwoordelijk zijn of betrokken zijn bij de implementatie zullen hier dan ook veel tijd voor moeten vrijmaken. Wees je hiervan bewust!
Is er een goede klik met de implementator?
ERP-pakketten zijn producten, maar het implementeren is mensenwerk. Hoe je het ook draait of keert, je gaat met mensen moeten werken. Intensief trouwens! Het is dus belangrijk dat je met een implementator werkt die dezelfde cultuur en aanpak heeft als jij.
Ben ik als bedrijf meer gebaat bij een all-in-one standaard ERP of een best-of-breed van verschillende toepassingen?
Afhankelijk van de specifieke noden van je bedrijf, ga je voor een van de twee opties. Het voordeel van een all-in-one standaard ERP is dat je minder integraties moet voorzien met andere software of pakketten. En bovendien zit je met één leverancier. Toch is dat niet altijd even interessant. Een best-of-breed is namelijk de beste oplossing als je maatwerk nodig hebt.
Hoe ziet mijn applicatielandschap er vandaag uit?
Soms heb je bepaalde applicaties die goed werken en die je wilt behouden. Het is belangrijk om die in het achterhoofd te houden, want mogelijks zal je een integratie moeten voorzien in het nieuwe systeem, zodat de applicaties blijven werken.
Wie zal vanuit de directie het project ondersteunen?
Het is cruciaal dat het selectietraject wordt ondersteund vanuit het management. Zo’n implementatie heeft een grote invloed op een organisatie en moet daarom ook gedragen worden door de directie.
Welke support heb ik nodig na de implementatie?
Denk al na over de toekomst. Kan je eigen IT-team de opvolging na de implementatie dragen? Of heb je nood aan verdere ondersteuning? Het kan helpen door het huidige takenpakket van je IT-afdeling tegen het licht te houden om te kijken hoeveel tijd er nog is voor de opvolging.
Op zoek naar extra informatie? Onze experts hebben een webinar opgenomen waar ze dieper ingaan op deze 10 vragen!
