Weinig organisaties hebben echt grip op hun processen. Vaak zitten cruciale werkwijzen enkel in het hoofd van ervaren medewerkers. Of erger nog: niemand weet precies hoe iets echt loopt. Taken worden uitgevoerd op automatische piloot, zonder dat iemand nog goed weet waarom ze zo gebeuren. Die onzichtbare complexiteit zorgt voor risico’s, inefficiëntie en stress.
In ons recente webinar leggen we uit waarom procesanalyse veel meer is dan een technische oefening. Het is een essentiële stap om organisaties wendbaarder, efficiënter en beter bestuurbaar te maken.
Wat is een proces echt?
Een proces is meer dan een reeks stappen: het is de ruggengraat van je organisatie. Elk bedrijf bestaat uit tientallen, soms honderden processen: van orderverwerking en personeelsplanning tot klantenservice of productie. Toch zijn ze vaak ongedocumenteerd of slechts fragmentarisch gekend.
Een werkbare definitie van een proces is: een samenhangende reeks activiteiten, uitgevoerd door mensen of systemen, met een duidelijk begin en einde. Denk aan het verzamelen van afwas, het plaatsen in een vaatwasser, het starten van het programma en het opbergen van het schone servies. Ook dit is een proces: logisch opgebouwd, reproduceerbaar, en gericht op een resultaat.
Door ook bedrijfsprocessen op die manier te benaderen, wordt procesanalyse geen abstracte of technische oefening, maar een heel concreet hulpmiddel om te begrijpen hoe een organisatie functioneert en waar verbetering mogelijk is.
Waarom procesanalyse essentieel is (zelfs als je denkt van niet)
Er zijn heel wat redenen om met procesanalyse aan de slag te gaan, en ze zijn zelden technisch van aard. Denk aan:
- Een collega met cruciale kennis gaat met pensioen. Niemand weet precies wat hij of zij deed.
- Een digitalisatieproject zit vast omdat niemand het bestaande proces echt begrijpt.
- Een nieuwe medewerker heeft maanden nodig om ingewerkt te raken.
- Bottlenecks worden op buikgevoel opgelost, maar keren telkens terug.
Procesanalyse helpt je om zicht te krijgen op wat er echt gebeurt binnen je organisatie. Door processen systematisch in kaart te brengen, ontstaat er duidelijkheid over verantwoordelijkheden, inefficiënties en verbeterpotentieel. In het webinar tonen we hoe dit ook het verschil maakt in ERP-implementaties, AI-integraties en verandertrajecten.
Hoe begin je eraan? Start klein, maar slim
Veel organisaties willen hun processen optimaliseren, maar weten niet waar te beginnen. De sleutel zit in een gefaseerde en pragmatische aanpak.
- Bepaal de scope: welke processen zijn cruciaal voor je project of organisatie?
- Stel een procesteam samen met key users en een duidelijke process owner.
- Gebruik beproefde technieken zoals CPOC-modellen en BPMN 2.0 voor de visualisatie.
- Werk met workshops, whiteboards en post-its om proceskennis vlot te capteren.
Door procesanalyse op die manier aan te pakken, bouw je stapsgewijs aan eigenaarschap, betrokkenheid en inzichten die bruikbaar zijn voor verdere optimalisatie.
De ultieme tip? Focus op de ‘happy flow’
Een veelgemaakte fout is om te starten met alle uitzonderingen en varianten. Maar wie alles in kaart wil brengen, geraakt vaak nergens. Daarom pleiten we voor een focus op de 'happy flow': het standaardpad dat in 80% van de gevallen gevolgd wordt.
Door eerst die hoofdflow te begrijpen en optimaliseren, boek je snel resultaat en hou je het proces hanteerbaar. Vanuit die basis kan je dan stap voor stap uitbreiden of verfijnen. In het webinar ontdek je hoe deze aanpak werkt in de praktijk.
