Communicatie is onontbeerlijk in organisaties, ook bij Finsiders. Zo komen onze consultants dagelijks in contact met de klant, maar ook met andere stakeholders. Vaak wordt van hen verwacht dat ze met een frisse blik naar de organisatie kijken en gepast advies geven om processen te optimaliseren. Een correcte manier van communiceren is hierbij cruciaal om de boodschap correct over te brengen.*
Onlangs vond de opleiding Consulting Skills plaats om onze Finsiders hier volop in te ondersteunen en te laten groeien in het adviseren. In dit artikel deelt Finsider Stijn Van Lembergen graag zijn 5 key takeaways uit de opleiding met jou.
Schep de juiste verwachtingen
Onze consultants worden om verscheidene redenen gevraagd bij de klant. Finsiders zijn namelijk vakmensen met de nodige kennis die zorgen voor resultaten bij bedrijven. Een consultant krijgt een bepaalde rol toegewezen en het kan nuttig zijn om deze rol te begrijpen, zodat je gepast kan communiceren onder de juiste verwachtingen. Consultants hebben vaak verschillende rollen, de ene sluit de andere niet uit.
- Uitvoerder: bij deze rol word je aangenomen voor een specifieke vakkundigheid. Hier blijft de coördinatie in handen van de klant, m.a.w. je hebt weinig inspraak in de invulling van de taak. Een voorbeeld hierbij is een AP-accountant die een achterstand van facturen dient weg te werken.
- Expert: als ‘expert’ wordt je aangenomen voor een specifieke expertise. De klant heeft op dat moment onvoldoende kennis over een bepaald onderwerp en vraagt raad aan een consultant. Hierbij geeft de klant de coördinatie volledig aan de consultant. Voorbeeld: BTW-expertise voor en na de BREXIT.
- Partner: als ‘partner’ ga je in samenwerking met de klant een bepaald probleem oplossen. De consultant kan niet zelfstandig aan de slag aangezien hij bedrijfsspecifieke info nodig heeft van de klant. De coördinatie gebeurt hierbij door de klant én de consultant. Voorbeeld: ERP-implementatie – de introductie van een nieuwe software in het bedrijf.
Vermijd twijfels in je stem
Je stem heeft een enorme impact op de tegenpartij’s eerste indruk. Zo zal een zachte, hoge stem vaak geassocieerd worden met een nerveus/zenuwachtig persoon. Anderzijds zal een harde, lage stem gelinkt worden aan een zelfzeker persoon. Het is dus een kunst om elk gesprek te eindigen op een lage en aangename toon.
Communiceer op de juiste manier
Heb je het al eens meegemaakt dat je op een bepaald moment niet weet wat te zeggen? Of dat je compleet verstomd staat door de situatie? Op dat moment spreken we over zorgcommunicatie: bezorgd zijn over wat we naar elkaar willen overbrengen.
Het compleet tegenovergestelde is wenscommunicatie: accepteren dat we op een volwassen manier onze wens naar elkaar kunnen overbrengen. Er is op dat moment geen enkele spanning en men weet duidelijk wat te communiceren naar elkaar.
Zoom af en toe uit
Wanneer we een gesprek aangaan, kunnen we op een bepaald moment zo betrokken zijn dat je bepaalde zaken vergeet. Je filtert hierbij de zaken weg die voor jou niet meer bruikbaar zijn en je vergeet volledig de gehele kwestie. Om dat te vermijden, kan je het ‘vogelperspectief’ gebruiken: bekijk met de nodige afstand naar wat er zich voordoet. Dit vogelperspectief creërt ruimte voor (nieuwe) inzicht(en) en geeft je de mogelijkheid verbanden te leggen.
Benoem, bevraag, beslis
Tot slot komen we bij de drie B’s. Deze drie elementen worden toegepast wanneer je bijvoorbeeld iemand aanspreekt en de volledige kwestie wil begrijpen. Op deze manier informeren de consultants zich over het bedrijf (klant) en welke problemen er zich voordoen. Zo kan de expert zich voldoende voorbereiden om de klant tevreden te stellen.
- Benoemen: beschrijf wat je las, hoorde of voelde. Zo is je tegenpartij op de hoogte en kan hij eventueel correcties doorvoeren. Hierdoor vermijd je eventuele fouten bij de volgende elementen.
- Bevragen: stel diepgaande(re) vragen om de situatie (nog) beter te begrijpen: “Klopt het bijvoorbeeld dat…”; “Hoe zie jij deze situatie…”. Op deze manier toon je je interesse en wil je hen zo goed mogelijk adviseren.
- Beslissen: van zodra je voldoende informatie hebt, kan je enkele oplossingen voorstellen: uitvoeren; uitstellen of weigeren.
