In de dynamische wereld van digitale transformatie zijn de juiste partnerships van onschatbare waarde. We spraken met Frederiek Demyttenaere, Application Manager bij Pollet Group en Mieke Vergote, consultant bij ideeds, over hun samenwerking die begon als een tijdelijke oplossing maar uitgroeide tot een waardevol en langdurig partnerschap.
Complexe CRM-behoeften in een internationale context
Frederiek schetst de situatie: "Als sterk groeiende internationale groep actief in de water-, zwembad- en medische sector, stonden we voor een complexe uitdaging. We zochten eigenlijk een tijdelijke ondersteuning om een aantal cruciale CRM-projecten te begeleiden. Onze groep bestaat uit diverse bedrijven, deels met eigen CRM-toepassingen die doorlopende ondersteuning nodig hebben."
Hij gaat dieper in op de specifieke behoeften: "Naast het onderhouden van bestaande systemen, waren er ook nieuwe initiatieven, vooral voor onze service-gerelateerde bedrijven. Een concreet voorbeeld was een applicatie die werkopdrachten, klantinformatie en zelfs betalingsmogelijkheden moest integreren - geen kleine opgave."
Vinden van de ideale match
"We hadden een heel specifiek profiel voor ogen," vervolgt Frederiek. "We zochten iemand die past in de cultuur van het bedrijf, met sterke communicatieve vaardigheden, want de rol vereist interactie met diverse stakeholders binnen het bedrijf. Daarnaast was organisatorisch talent cruciaal - iemand die een plan kan maken en stapsgewijs kan uitvoeren. En gezien de soms stressvolle situaties en escalaties die we moesten aanpakken, was stressbestendigheid een must. Oh, en dit alles in een internationale context, dus ervaring met werken over landsgrenzen heen was ook belangrijk. "
Frederiek legt uit hoe ze bij ideeds terechtkwamen: "Vanwege mijn eigen geschiedenis met ideeds, was het een logische stap om Michaël Thys, GM van ideeds, te bellen. Het is een beetje atypisch voor ideeds, dat meestal meer projectmatig werkt, maar in dit geval zochten we echt naar de juiste persoon. Michaël stelde Mieke voor, en na één gesprek hadden we al het gevoel dat het zou kunnen klikken. De no-nonsense aanpak van ideeds sprak ons erg aan."
Mieke's ervaring: In het diepe gegooid
Mieke neemt het woord over: "Ik werd inderdaad vrij snel in het diepe gegooid. Na een korte introductie, waarbij Frederiek of de CIO Geert aanwezig waren, moest ik al snel zelfstandig aan de slag met vervolggesprekken. Het was zeker een uitdaging, maar ook een geweldige kans om mezelf te bewijzen."
Ze reflecteert op haar achtergrond: "Wat interessant is, is hoe mijn ervaring in het onderwijs onverwacht waardevol bleek te zijn in deze rol. Het helpt me enorm om complexe informatie helder over te brengen, om structuur te brengen in chaotische situaties, en om mensen effectief te coachen. Ik zie mezelf vaak als een soort vertaler tussen de IT-wereld en de business kant."
De projecten: Van België tot Spanje
Mieke gaat dieper in op de projecten: "Een concreet voorbeeld van mijn werk is de ontwikkeling en implementatie van die mobiele app voor technici. Het was een complex project omdat het zoveel verschillende aspecten moest integreren - van werkplanning tot klantgegevens en betalingen. We hebben dit eerst in België uitgerold, en nu zijn we bezig met een vergelijkbaar project in Spanje. Het is fascinerend om te zien hoe dezelfde basisprincipes toch aangepast moeten worden aan lokale gebruiken en regelgeving."
Ze voegt toe: "Naast deze grote projecten, ben ik ook verantwoordelijk voor het managen van de dagelijkse support voor bestaande CRM-systemen. Het is een constante balans tussen het oplossen van acute problemen en het werken aan langetermijnverbeteringen."
Frederiek vult aan: "Wat begon als een project van 1-3 maanden, is uitgegroeid tot bijna een jaar samenwerking. Dat zegt veel over de waarde die Mieke toevoegt en de complexiteit van onze projecten. Sommige initiatieven lopen wat langer uit dan we aanvankelijk dachten, maar dat is vaak omdat we gaandeweg nieuwe mogelijkheden ontdekken."
Vertrouwen en flexibiliteit
"De samenwerking met ideeds kenmerkt zich door een no-nonsense aanpak," zegt Frederiek. "Het draait echt om vertrouwen en een goede persoonlijke klik. We hadden geen uitgebreide presentaties of overtuigingssessies nodig. Het ging er puur om de juiste persoon te vinden, en dat konden we alleen vaststellen door een goed gesprek te voeren."
Mieke beaamt dit: "Hoewel mijn rol wat atypisch is binnen ideeds, voel ik me goed ondersteund. Ik werk in een materie waar niet veel van mijn collega's mee bezig zijn, maar ik weet waar ik terecht kan als dat nodig is. Die backing geeft me de vrijheid om me volledig te focussen op de noden van Pollet Group."
Uitdagingen en successen
Mieke deelt: "Een van de grootste uitdagingen was het omgaan met de frustraties die er al waren toen ik binnenkwam. Er waren beloftes gemaakt die niet waargemaakt konden worden, en er was een gevoel van wantrouwen. Mijn aanpak was om heel veel te luisteren, snel kleine overwinningen te boeken, en heel duidelijk te communiceren over wat wel en niet mogelijk was. Als externe consultant heb je eigenlijk een bevoorrechte plaats. Stakeholders gaan eerlijk met je praten, waardoor je zonder vooroordelen de situatie kan analyseren. Op die manier kan je snel de change die nodig is in gang zetten.”
Frederiek voegt toe: "Wat Mieke echt onderscheidt, is haar vermogen om in soms chaotische situaties toch rust en structuur te brengen. Ze heeft een gave om complexe zaken te vertalen naar begrijpelijke taal voor alle betrokkenen, of het nu gaat om IT'ers, salespeople, of het management."
De toekomst
Frederiek blikt vooruit: " Het succes van deze samenwerking met Mieke en ideeds bewijst hoe belangrijk het is om de juiste persoon op de juiste plek te hebben, zelfs in wat oorspronkelijk als een tijdelijke rol was bedoeld."
Mieke sluit af: "Het is een uitdagende opdracht, maar eentje waar ik zeer tevreden op terugkijk. Ik heb enorm veel geleerd over internationale bedrijfsvoering, CRM-implementaties, en het managen van verwachtingen in complexe projecten. Ik ben trots op wat we samen hebben bereikt!”
