Het kiezen van een nieuw ERP-systeem is een strategische beslissing die de toekomst van je bedrijf kan vormgeven. Het proces kan uitdagend en overweldigend zijn omdat er veel factoren zijn waarmee je rekening moet houden. Voor onze klanten voorzien we altijd een uitgebreid traject, waarbij we ons bewezen 6-stappenplan voor een ERP-implementatie hanteren. In dit artikel delen de 6 cruciale stappen om het beste ERP-systeem voor jouw bedrijf te kiezen.
1. Stel een lijst met eisen en wensen op
Begin met een duidelijk beeld van wat je nodig hebt. Denk aan:
- Welke functies moet het systeem hebben?
- Wat is je budget?
- Welke bedrijfsprocessen wil je verbeteren?
Hoe specifieker je bent, hoe makkelijker de volgende stappen worden. Om alle nodige eisen en wensen goed in kaart te brengen, kan je ook vertrouwen op je team. Organiseer stakeholder interviews, waarbij je de stakeholders van verschillende afdelingen uitnodigt om te achterhalen wat zij precies van het ERP verwachten. Zo verbreed je niet alleen je perspectief, maar verhoog je ook de betrokkenheid en kans op acceptatie.
2. Maak een longlist en shortlist van ERP-systemen
Doe onderzoek en verzamel een lijst van mogelijke ERP-systemen. Praat met concullega’s, vraag om aanbevelingen en kijk naar reviews online.
Online zijn er ook onafhankelijke vergelijkingsplatformen die de beschikbare ERP-systemen voor je naast elkaar zetten. Liever een persoonlijke mening? Contacteer dan iemand die het systeem vandaag al gebruikt of schakel een expert in, zoals onze ichangers.
Maak vervolgens een shortlist van de ERP-systemen die het meest aan jouw eisen en wensen voldoen.
3. Organiseer demonstraties
Plan demo’s met de leveranciers van je shortlist. Zorg dat elke demo dezelfde punten behandelt zodat je eerlijk kunt vergelijken. Stel daarom een demo-scenario op dat de dagelijkse processen van jouw bedrijf weerspiegelt. Vraag aan de leveranciers om dat toe te passen op hun demo, zodat je meteen het ERP-systeem ziet werken in jullie specifieke context.
Nodig je team uit om mee te kijken en zorg voor een checklist om de systemen te beoordelen. Die checklist bevat al je must-haves, maar idealiter ook enkele nice-to-haves. Zo kan je uitgebreid vergelijken.
4. Vraag offertes op
Na de demo’s wil je weten wat de kosten zijn. Vraag offertes op bij de leveranciers op je shortlist wiens demo je kon overtuigen. Misschien zijn er enkele partijen die al niet meer in aanmerking komen. Bedank hen dan vriendelijk en laat weten dat je niet voor hen kiest. Vertel hen ook waarom niet, zodat ze daaruit kunnen leren.
Om tot een totaalbeeld te komen, moet je op meer letten dan alleen de initiële kost van het pakket. Let ook op (verborgen) kosten zoals een eventuele implementatiekost, kosten voor trainingen en integraties of onderhoudskosten.
Vraag bovendien ook al meteen naar de contractflexibiliteit. Bespreek met de leveranciers of je kan starten met een SaaS-oplossing, maar na verloop van tijd kan switchen naar een on-premise versie of omgekeerd. Zo kan je ERP-systeem meegroeien met je bedrijf.
5. Maak je keuze en sluit het contract af
Alle informatie ligt nu op tafel, tijd om een beslissing te nemen. Vergelijk de verschillende offertes interne beoordelingen om zo de beste optie te kiezen. Vooraleer je definitief een contract afsluit, kan je altijd nog navragen of de leverancier bereid is een proefperiode of pilot aan te bieden, zodat je in een beperkte omgeving zelf de tool nog kan testen.
Keuze gemaakt, eventuele testen uitgevoerd? Zorg dan dat je het contract goed leest of laat het juridisch nakijken voordat je tekent.
6. Stel een plan op voor implementatie en nazorg
Een goede voorbereiding is vaak het halve werk. Stel daarom een implementatieteam samen om de implementatie in goede banen te leiden. Zo'n team bestaat minimum uit:
- een projectmanager,
- IT-specialisten,
- vertegenwoordigers van de belangrijkste afdelingen die het systeem gaan gebruiken.
Zet in op change management. Communiceer duidelijk met alle betrokkenen over de veranderingen en zorg voor de nodige trainingen. Zo verminder je de weerstand en vergroot je de kans op een vlotte omschakeling.
Bereid je tot slot ook goed voor op de toekomst. Plan regelmatige evalutiemomenten in om te beoordelen of het ERP-systeem aan je verwachten voldoet en werkt naar behoren.
Twijfel je of je zelf voldoende tijd hebt om het selectietraject zorgvuldig te doorlopen? Of heb je graag een expert aan je zijde om de puntjes op de i te zetten? Onze experts staan klaar om je te ondersteunen, zodat jullie vlot verder kunnen met het meest geschikte ERP-systeem.
