Als projectconsultant kom je vaak voor hete vuren te staan. Elk project is immers een nieuwe uitdaging in een volstrekt unieke omgeving. Elke onderneming heeft zijn eigen gevoeligheden, processen, verwachtingen, enzovoort. Hoe hou je ook dan het hoofd boven water en zorg je ervoor dat elk project een succes wordt? We gingen in gesprek met onze projectconsultants en verzamelden maar liefst 15 praktische tips die je op weg helpen in een nieuw project.
1. Mensen staan centraal in een project
Hangt natuurlijk allemaal af van het project zelf , maar wat ik altijd belangrijk vind is de integratie met het personeel daar. Aangezien je als buitenstaander vaak als struikelblok, indringer wordt beschouwd, is het aangewezen om je eerst te integreren alvorens je stempel proberen te drukken. Stuur je een team aan, dan is het uiteraard belangrijk om kennis te maken met elk teamlid. Zij kennen de organisatie en rol – normaliter – reeds grondig en zullen mede bepalen of jouw project slaagt of niet. Draagvlak is essentieel, al zeker wanneer het jouw eigen team betreft. Een persoonlijk gesprek met elk teamlid in de eerste dagen van het project doet veelal wonderen. Het geeft je de kans om jezelf voor te stellen, het ijs te breken en hun goodwill te verkrijgen om samen het project te doen slagen. Maak hen duidelijk dat je er bent om hen te helpen en een tijdelijke invulling voorziet, en dus geen enkele bedreiging vormt.
Wanneer je mensen kan meenemen in een goed verhaal, ze motiveren, engageren en inspireren om de beste versie van zichzelf te worden en zich volledig achter een project te scharen, zal zich dat vertalen in meer productiviteit, winst, retentie en vooral een betere sfeer in het bedrijf en met de externe partners.
2. De scope kan al wel eens afwijken
Besef dat bij aanvang van de meeste projecten slechts 60% van de effectieve taakomschrijving beschreven staat in je rolbeschrijving. Gaandeweg komen er altijd nieuwe taken en verantwoordelijkheden bij. Vaak komen ook zaken naar boven waar de onderneming zelf geen zicht op had. Jouw expertise legt immers ook pijnpunten of mogelijkheden bloot die meerwerk kan creëren. Breng dus bij aanvang zo goed mogelijk de scope in kaart. Indien er toch zaken bijkomen, maak de analyse of je een kwalitatieve invulling kunt geven aan die taak en communiceer hier eerlijk over. Zo vermijd je discussies bij afloop van het project.
3. Een graduele inloop… of net niet?
Een gangbare practice is het zogenaamde fade-out en fade-in principe waarbij je een project systematisch afrond met het verminderen van de dagen, en dit dan combineert met de opstart van een nieuw project. Dit oogt ideaal, zeker wanneer je kijkt naar de uitrol van een project waar de focus dan nog vooral ligt op overdracht. Voor de opstart in een nieuw project is dit echter niet altijd ideaal. Bij de opstart heb je namelijk veel tijd nodig om je in te werken, de mensen te leren kennen, de scope definitief vast te leggen en noem maar op. Dit combineren met andere taken is niet eenvoudig. Het hangt uiteraard wel af van het type project, maar hier even bij stilstaan alvorens toe te zeggen voor een dergelijk verhaal is wel belangrijk.
4. Behoud het overzicht
Reeds bij aanvang van een nieuw project is het belangrijk om eerst alles goed in kaart te brengen. Van de personen, bevoegdheden en het organogram tot de systemen en processen. Afhankelijk van de opdracht kunnen er onderhuids al spanningen, tekortkomingen, enzovoort zijn. Probeer hier snel duidelijkheid over te krijgen.
Neem ook zeker de balans er al even bij om te zien hoe alles precies loopt en waar de grootste vraagtekens of problemen zich situeren. Het helpt om perspectief te krijgen en de juiste prioriteiten te bepalen. Een volledige reconciliatie kan zeker geen kwaad ‘to get the facts right’. Ook een aantal quick-wins in kaart brengen geeft vertrouwen en motivatie. Stel jezelf ook duidelijke kpi’s die je helpen om de scope te bewaken en je doelen te realiseren. Stem deze conclusies vervolgens ook even af met de opdrachtgever. Op basis van hun reactie kun je dan de strategie en nadere aandachtspunten gaan formuleren.
5. Don Quichote de la Mancha
Een belangrijk aandachtspunt: probeer niet teveel hooi op je vork te nemen en teveel te veranderen. Blus in eerste instantie alleen de branden en niet de smeulende zaken. Anders verlies je heel veel tijd en vaak ook het bredere perspectief. Probeer niet om alles onmiddellijk en permanent te veranderen en de windmolens te bevechten. Tijdens het project zal je trouwens nog veel kansen krijgen om te begrijpen waarom zaken lopen zoals ze lopen, maar krijg je ook de kans om de zaken in de juiste richting te masseren.
6. Zorg voor voldoende draagvlak
Een essentiële persoon in het project is naast de projectconsultant ook de zogenaamde “projectsponsor”, de persoon die het project veelal initieert en financiert, maar tevens de persoon die zorgt voor voldoende draagvlak in de organisatie, wat onontbeerlijk is. Het ontbreken van een draagvlak is één van de voornaamste redenen waarom de vooropgestelde doelen van een project vaak niet bereikt worden. Bovendien is de sponsor de aangewezen persoon om ’the why’ en ‘why now’ uit te leggen in de organisatie.
Breng in kaart wie de stakeholders zijn bij de uitrol van het project. Denk ook ruimer dan wat op het eerste zicht de stakeholders zijn. Soms zijn er nog andere betrokkenen in het proces (denk maar aan IT, externe partner…) die uit het oog worden verloren. Vaak zijn financiële projecten niet zo populair in een onderneming omdat ze bijvoorbeeld door digitalisering vaak discipline vragen aan de bron, dus bij de operationele en commerciële mensen. De keuze van de sponsor is cruciaal voor de slaagkans van het project. De sponsor is immers ook de lijm tussen de verschillende afdelingen en zorgt voor de tijdige communicatie naar alle stakeholders, ook de medewerkers.
7. Een goede planning is essentieel
Bij de opstart van een nieuw project is het belangrijk om op basis van de scope en de rol een duidelijke projectplanning op te stellen. Wat zijn de prioriteiten? Wat zijn de kpi’s? Wat is het tijdskader waarin ik dit project moet afronden?
Je kan hierbij gerust gebruik maken van goede planningstools en deze hoeven niet te complex of duur te zijn. Denk maar aan een eenvoudige Ganttgrafiek in Excel. Het helpt om al je taken en de te nemen stappen op te lijsten en overzichtelijk te maken. Zo krijg je ook een inschatting van de tijdsbesteding van elk projectonderdeel. Je kan dit document trouwens ook delen met je lijnmanager of team zodat elke vooruitgang in het project transparanter wordt. Vergeet deze planning wel niet periodiek (bijvoorbeeld wekelijks) bij te werken en op punt te houden.
8. Verwacht geen gespreid bedje
Als projectconsultant wordt onmiddellijke toegevoegde waarde verwacht. Een gespreid bedje, een uitgebreide introductie of opleiding zit er vaak helaas niet in. Omwille van je ervaring, expertise en uiteraard ook kostprijs, wordt verwacht dat je de zaken snel in handen neemt en problemen efficiënt kan tackelen. Elk nieuw project is een nieuwe uitdaging met nieuwe verwachtingen. Mentaal dien je hiervoor wel gewapend te zijn, maar de voldoening na een afloop is des te groter.
9. Heb oog voor de gevoeligheden
Als projectconsultant kom je terecht in een bestaande organisatie met een eigen cultuur, eigen processen en specifieke afspraken. De eerste dagen en weken zal je dan ook heel wat zaken zien passeren. Probeer dan ook oog te hebben voor de manier van communicatie, de manier van aanpakken en alle zaken die een beeld geven van de interne bedrijfscultuur- en voering. Als projectconsultant ben jij in de eerste plaats een kameleon. Je past je snel aan en hebt oog voor de gevoeligheden van de organisatie. Wanneer externe persoon binnenkomen en alles naar hun hand willen zetten, is dat geen goed idee. Integratie en luisteren zal in de beginfase belangrijk zijn. Pas dan kun je zien wat mogelijk is en waar de grenzen liggen van verandering.
10. Zwitserland
Naast de gevoeligheden, heb je in een organisatie vaak ook interne belangen die je moet kennen of begrijpen. Onthoud dat je als projectconsultant een objectieve en consulterende rol hebt. Ga dan ook niet teveel in op politieke spelletjes en probeer de focus op je rol en opdracht te houden. Jouw toegevoegde waarde zit hem in een veranderende omgeving ook in je meerwaarde, stabiliteit en positieve mind-set.
11. Geen copy-paste oplossingen
Werk steeds op maat van de organisatie. Een copy-paste oplossing die geldt voor alle ondernemingen bestaat eenvoudigweg niet. Creëer een aanpak op maat van de organisatie en zo zal de impact die je hebt ook veel groter zijn. Je kan op deze manier zaken ontwikkelen of wijzigen die ook na jouw opdracht nog een meerwaarde zullen betekenen voor de organisatie.
12. Eenvoudig en gestructureerd
Zorg ervoor dat je zowel in je communicatie als in je aanpak cijfers verstaanbaar presenteert. Buikgevoel is prima, maar cijfers zeggen vaak meer. Zorg voor eenvoud, zeker als er niet-financiële stakeholders betrokken zijn in het verhaal. Bouw een goede structuur op zodat je ook snel kan switchen tussen high-level zaken en details. Het helpt jezelf om het overzicht te behouden, maar ook je mensen om bij te blijven in je verhaal en doelen.
13. Milestones
Plan ook tijdig milestones in waarbij je de vooropgestelde scope en kpi’s evalueert en afstemt met wat er reeds gebeurd is. Hoe ver af ben ik van het doel? Waar wijk ik af? Zijn er zaken bijgekomen? De scope in de gaten houden is belangrijk, de tussentijdse meetings evenzeer. Heb ook regelmatig teammeetings met het projectteam of de stakeholders om iedereen ook gealigneerd te houden in het verhaal. Zorg tijdens deze meetings ook voor een goede agenda, een goede voorbereiding en ruimte voor vragen.
14. Communicatie is key
Als projectconsultant heb je een zekere ervaring en expertise opgebouwd. Met je voelsprieten kan je snel situaties inschatten en weet je welke zaken je extra moet belichten. Dit zorgt er voor dat je vaak werkpunten of problemen zal ontdekken in een organisatie waar de onderneming zelf geen kennis van had. Een positieve en constructieve communicatiestijl is hierbij essentieel. Niemand hoort graag slecht nieuws, dus pak het tactisch en onderbouwd aan.
Vergeet trouwens ook niet tijdig te communiceren met de opdrachtgever of sponsor wanneer je op iets botst of zelf op iets vastloopt. Wees altijd correct en transparant, ook wanneer iets minder vlot gaat. Het zorgt voor begrip en laat geen ruimte voor veronderstellingen of verkeerde verwachtingen op het einde van het project.
15. Een goede hand-over
Tot slot is het ook belangrijk een goede ‘hands-over’ te organiseren. Na een geslaagd project is jouw impact veelal niet te onderschatten. Zorgen voor een vlotte overdracht is de kers op de taart en zal ook de nasmaak van je aanwezigheid bepalen. Bij een gebrekkige overdracht ontstaat immers vaak onduidelijkheid, misbegrip en vaak ook verloren werk. Jouw overdracht is je erfenis en de manier waarop jij als projectconsultant herinnerd zult worden.
